إدارة العقود بشركة خدمات البترول البحرية
تحمل على عاتقها مهام كبيرة
بهذه الكلمات بدأت السيدة المهندسة / حنان فوزي– مدير عام إدارة العقود حديثها عن أهمية الدور الذي تقوم به الإدارة العامة للعقود في شركتنا ، فقد أجرينا هذا الحوار حتى نتعرف على مهام هذه الإدارة وعلى الدور الذي تقوم به في تنفيذ المشروعات التي يتم إسنادها الى شركتنا:
س (1): في البداية نود أن نتعرف على شخصية مدير عام إدارة العقود؟
تخرجت من كلية الهندسة / جامعة القاهرة – قسم الهندسة الكيميائية في يونيو عام 1987، وقد استمتعت بدراستي في كلية الهندسة، وأنا أحب العمل وأقدسه وأهتم دائما بالوصول الى أسباب ومقومات النجاح لتطبيقها في أي عمل أقوم به ولذلك قمت بعمل تدريب صيفي في أكثر من مصنع خلال سنوات دراستي بالرغم من أن التدريب الصيفي في هذا الحين لم يكن اجبارياً كما هو مطبق في كليات الهندسة حالياً وقد استفدت كثيراً من هذا التدريب في حياتي العملية بعد التخرج.
إلتحقت للعمل في الشركة القومية للأسمنت في أكتوبر عام 1987 وقد بدأت عملي في إدارة الإنتاج مع الخبراء الأجانب الذين قاموا بتنفيذ مشروع تركيب وتشغيل التوسع الثالث والتوسع الرابع لإنتاج الأسمنت بالطريقة الجافة وقد تعلمت منهم الكثير من التقنيات الحديثة المطبقة عالمياً في صناعة الأسمنت وقرأت الكثير من الأبحاث والمجلات التي أمدوني بها مما شجعني على الحصول على تمهيدي ماجستير من هندسة القاهرة بدرجة امتياز .
وبعدها الحصول على ماجستير الهندسة الكيميائية وبعد الإنتهاء من هذا المشروع إلتحقت بإدارة التخطيط و التطوير و المتابعة بالشركة و التي كانت تقوم بالتخطيط لتنفيذ المشروعات المختلفة في الشركة .
وتم تعييني ممثل عن الإدارة في جميع المشروعات التي يتم تنفيذها في الشركة ومنها مشروع تصميم وتركيب و تشغيل وحدة جديدة لمعالجة المياة و مشروع تحويل تراب الباي باص الناتج عن الطريقة الجافة لصناعة الأسمنت لإعادة استخدامة مرة أخرى في تصنيع الأسمنت .
و كانت أخر المشروعات التي عملت بها قبل خروجي من الشركة هو مشروع التخلص من أنواع التلوث المختلفة الناتجة عن تصنيع الأسمنت في الشركة و ذلك لتطبيق المعايير المطلوبة الخاصة بالجودة والتي تؤهل الشركة للحصول على شهادة الجودة 9001.
و كانت أخر المشروعات التي عملت بها قبل خروجي من الشركة هو مشروع التخلص من أنواع التلوث المختلفة الناتجة عن تصنيع الأسمنت في الشركة و ذلك لتطبيق المعايير المطلوبة الخاصة بالجودة والتي تؤهل الشركة للحصول على شهادة الجودة 9001.
إلتحقت بالعمل في شركة الشرق الأوسط لتكرير البترول ( ميدور) عام 1998 وقد حظيت بالعمل فيها مع كوكبة من الخبراء المصريين في قطاع البترول ذوى الخبرات الفنية العالية وكان عملي فيها في الإدارة العامة للتكنولوجيا و التطوير ثم في إدارة العمليات و كنت أسعد بالسفر الى المعمل بالإسكندرية أسبوعياً لمدة يومين على الأقل لمتابعة تركيب الوحدات المختلفة في المعمل وحصلت على الكثير من الدورات التدريبية النظرية و العملية التي أضافت لي الكثير من الخبرات.
في عام 2001 تم التحاقي للعمل في PMS وقد تشرفت بأن أكون من مؤسسي شركتنا الغالية وأتشرف بأنني كنت العامل رقم 12 فيها ولذلك فإن إهتمامي بشركتنا شديد جداً وسعادتي بأي تقدم و تطور لها لا توصف وقد شاركت في تأسيس الكثير من إداراتها مثل الادارة الفنية و إدارة التخطيط و المتابعة .
وعملت في معظم الإدارات الفنية بها من الإدارة الفنية الى إدارة التخطيط و المتابعة الى إدارة التوصيف الفني الى إدارة توكيد الجودة الى إدارة الصيانة
وحالياً في إدارة العقود وعملت بمعظم اللجان الفنية التي تم تشكيلها خلال سنوات عملي وحصلت على الكثير من الدورات التدريبية التي كان لها كبير الأثر في تطبيقي لتقنيات العلم الحديثة في العمل بجميع الإدارات التي عملت بها.
وعملت في معظم الإدارات الفنية بها من الإدارة الفنية الى إدارة التخطيط و المتابعة الى إدارة التوصيف الفني الى إدارة توكيد الجودة الى إدارة الصيانة
وحالياً في إدارة العقود وعملت بمعظم اللجان الفنية التي تم تشكيلها خلال سنوات عملي وحصلت على الكثير من الدورات التدريبية التي كان لها كبير الأثر في تطبيقي لتقنيات العلم الحديثة في العمل بجميع الإدارات التي عملت بها.
س(2): ما هي أهمية إدارة العقود وما هي أهمية ابرام العقود لشركتنا؟
يقاس نجاح أي شركة بحجم العقود التي يتم توقيعها وقيمتها وكلما زاد عدد العقود التي يتم توقيعها من شركتنا كلما كان هذا انعكاساً واضحاً لمدى نجاحها.
وكلما زادت مهارة إدارة العقود في مراجعة ومناقشة ومفاوضة العملاء في بنود عقود المشروعات قبل توقيعها كلما ساعد ذلك على الحفاظ على حقوق شركتنا أثناء تنفيذ هذه العقود وتحقيق الأهداف المطلوبة من تنفيذ هذه المشروعات.
وهناك الكثير من الشروط والبنود الهامة في العقود والتي يجب صياغتها بمهنية ووضوح ولا يمكن ذكرها بالتفصيل في أوامر الإسناد مما يعطى لإبرام العقود في شركتنا أهمية كبيرة ومنها على سبيل المثال لا الحصر:
وكلما زادت مهارة إدارة العقود في مراجعة ومناقشة ومفاوضة العملاء في بنود عقود المشروعات قبل توقيعها كلما ساعد ذلك على الحفاظ على حقوق شركتنا أثناء تنفيذ هذه العقود وتحقيق الأهداف المطلوبة من تنفيذ هذه المشروعات.
وهناك الكثير من الشروط والبنود الهامة في العقود والتي يجب صياغتها بمهنية ووضوح ولا يمكن ذكرها بالتفصيل في أوامر الإسناد مما يعطى لإبرام العقود في شركتنا أهمية كبيرة ومنها على سبيل المثال لا الحصر:
· تحديد التزامات أطراف التعاقد.
· تحديد شروط الدفع.
· التوزيع العادل للمسئوليات والواجبات بين أطراف التعاقد والتعويضات التي يتم تطبيقها في ظل هذا التعاقد.
· تحديد البرنامج الزمني المطلوب والإتزام به لتنفيذ مجال الأعمال المحدد في التعاقد.
· تحديد ما يتم اتباعة في حالة حدوث أي تعارض بين بنود التعاقد وترتيب أولوية تطبيق البنود في هذه الحالة.
· تحديد الإجراءات القانونية التي يتم إتباعها من أطراف التعاقد في حال وجود أي نزاعات.
· تحديد الإجراءات التي تحمى الشركة في حالة إنهاء التعاقد بسبب أخطاء أو إنهاء التعاقد الغير مقترن بأسباب.
· تحديد أسباب القوة القهرية والإجراءات التي يتم اتباعها.
· تحديد الإجراءات التي يتم تنفيذها في حالة تطبيق أي تغيير أو تعديل عن التعاقد.
· تحديد الإجراءات الخاصة بتوقف الأعمال ومدة التوقف المسموح بها.
· تحديد الغرامات التي يتم تطبيقها في حالة حدوث تأخير في تنفيذ مجال الأعمال وتحديد الحد الأقصى لتطبيق هذه الغرامات.
· تحديد كيفية تسليم وتسلم الأعمال المبدئي والنهائي.
· إدراج البنود الأساسية التي يتم العمل بها أثناء التعاقد مثل : إصدار التصاريح الخاصة بالعمل، وشهادات التأمين، والضرائب، والجمارك، وفترة الضمان، والتأمين النهائي، والقانون المطبق في التعاقد وتعليمات السلامة والصحة المهنية وحماية البيئة.
ولإبرام العقود بشركتنا أثر كبير على تعزيز العلاقات بيننا وبين عملاء الشركة وذلك بتنفيذ عقود المشروعات المختلفة التي يطلب منا العملاء تنفيذها وكذلك على تنمية الاعمال بإبرام عقود التعاون التي تساعد على فتح مجالات عمل جديدة لشركتنا.
س(3): نود أن نتعرف من سيادتكم على بعض المفاهيم الخاصة بالعقود مثل تعريف العقد و مكوناته؟
العقد: هو إتفاقية تحكم العلاقة الفنية والمالية والقانونية بين طرفين أو أكثر لتنفيذ مجال أعمال أو مشروع محدد بمقابل مادي متفق عليه بشرط ألا يكون هذا العمل أو المشروع مخالفاً للقانون.
ويعتبر العقد ملزماً لأطراف التعاقد بعد توقيعه منهم.
مكونات العقد:
· الشروط والأحكام التي سيتم تطبيقها خلال مدة التعاقد.
· الملاحق الإضافية للعقد والتي يتم إرفاقها مع التعاقد طبقاً لطبيعة التعاقد وطبقاً لمجال الأعمال التي سيتم تنفيذها من خلال التعاقد وعلى سبيل المثال لا الحصر: فئات الأسعار، الجدول الزمني، مجال الأعمال، تعليمات الصحة والسلامة المهنية وحماية البيئة.
·إتفاقية التوقيع.
س(4) ما هي أنواع العقود المختلفة التي تقوم إدارة العقود بإبرامها في الشركة؟
تقوم الإدارة العامة للعقود بإبرام التعاقدات الآتية:
· عقود تنفيذ المشروعات مع العملاء
· عقود الخدمات المطلوبة لتنفيذ المشروعات
· عقود مقاولي الباطن الذين تستعين بهم شركتنا لتنفيذ جزء من مجال الأعمال المسند إليها
· عقود إيجار الوحدات البحرية التي تحتاجها الشركة لتنفيذ بعض المشروعات
· عقود جميع الإتفاقيات التي تتم مع شركات أخرى لتقديم عروض مشتركة الى العملاء مثل عقود الإئتلاف وعقود الباطن وعقود إتفاقيات ما قبل تقديم العطاء وعقود السرية والتحالف.
· العقود الخاصة بتنمية الأعمال مثل إتفاقيات التفاهم وعقود التعاون.
· عقود التسوية التي يتم اعدادها في حالة وجود أي منازعات.
س(5): على أي أساس يتم قبول أو التفاوض على بنود العقد المقدم من العميل؟
يتم دراسة ومراجعة أي مسودة تعاقد واردة من عملاء الشركة بالتنسيق مع الإدارات المعنية داخل الشركة ونتيجة هذه المراجعة يتم مناقشة نوعين من التعليقات:
أ- تعليقات على بنود لها مردود مالي يمكن إضافته للسعر المقدم من شركتنا الى العميل وهذه هي البنود التي يمكن قبولها.
ب- تعليقات فنية تتطلب عقد إجتماعات مع العميل لمناقشة هذه البنود والتفاوض عليها على أساس مبدأ الـ win-win لكل من أطراف التعاقد بحيث يكون هناك تكافؤ في المسئوليات بين أطراف التعاقد وتكون شروطه مربحة ومتكافئة ترضي الطرفين وإلا يصبح التعاقد مربحا ً لطرف على حساب الطرف الآخر ولا تكون شروط التعاقد عادلة لهما مما يؤثر سلباً على تنفيذ المشروع أو الخدمة.
س (6): ماهي الإدارات المعنية التي تشترك في دراسة العقود؟
تشترك معظم إدارات الشركة في دراسة ومراجعة العقود كل فيما يخصه مثل إدارة المشروعات والشئون الفنية والتخطيط والمتابعة والوحدات الديناميكية والوحدات الغير ديناميكية والصحة والسلامة المهنية وحماية البيئة والشئون القانونية والشئون المالية والتجارية.
س (7): ما هو الفرق بين العقود التي يتم ابرامها عن طريق إدارة العقود والعقود التي يتم ابرامها عن طريق إدارة الشئون القانونية؟
تختص إدارة العقود بإعداد عقود المشروعات مع عملاء الشركة وجميع العقود اللازمة لتنفيذ هذه المشروعات مع الموردين والمقاولين المسجلين في الشركة بدءاً من مرحلة دراسة وتقديم العروض حتى تنفيذ وتسليم والإنتهاء من المشروع.
أما إدارة الشئون القانونية فهي تختص بإعداد باقي العقود المطلوب إبرامها من شركتنا مثل عقود العاملين (سواء المصريين أو الأجانب) وتشارك إدارة الشئون القانونية في دراسة عقود المشروعات من الناحية القانونية فقط.
س (8): ما هو الدور الذي قمتم به سيادتكم في تطوير إدارة العقود منذ توليكم ادارتها؟
· تم عمل تطوير لإجراءات العمل في الإدارة بحيث تعكس ما يتم تنفيذه من أعمال، وساعدت إجراءات العمل الواضحة كل العاملين في الإدارة ليصبح عملهم بطريقة منظمة ومحترفة مما كان له كبير الأثر في إرتفاع مستوى العاملين ومهارتهم في تنفيذ مهام الأعمال المطلوبة منهم وعلى إرتفاع مستوى الأداء لإدارة العقود.
وفي البداية قام كل موظف بإعداد هذا التقييم لنفسه أسبوعياً بناءاً على البنود المحددة التي إتفقنا عليها في الاجتماعات المختلفة للإدارة وقد أذهلوني بأمانتهم وتقييمهم العادل لأنفسهم وكنت أحسب متوسط التقييم الخاص بهم للأربع أسابيع بناءاً على تقييمهم وبهذه الطريقة عرف كل عامل بالإدارة النظام المتبع في التقييم وأصبحت أقيمهم في جميع تقارير الأداء طبقاً لهذا النظام بدون حدوث أي شكوى من أي موظف من تطبيق هذا النظام.
· تم تقسيم الأعمال في الإدارة عن طريق فرق عمل ويكون لكل فريق عمل قائد مسئول عن الفريق ويكون لكل قائد فريق من ينوب عنه في حالة غيابه وبذلك يكون هناك استمرارية لمعدلات العمل بالإدارة بأعلى مستوى أداء وبدون التأثر بغياب أي عضو من فرق العمل.
وكان لفرق العمل تأثير نفسي وعملي كبير على جميع العاملين في الإدارة وعلى نقل المعلومات والخبرات بين أعضاء فرق العمل مما ساعد على نجاح الإدارة في تنفيذ جميع الأعمال المطلوبة منها.
· تم إعداد وإنشاء قاعدة البيانات الخاصة بالإدارة وتم بذل مجهود كبير في تصميم وإعداد هذه القاعدة من فريق العمل المختص بذلك وجارى الآن إدخال البيانات الخاصة بالإدارة.
س (9): وفي نهاية لقائنا ما هي النصائح التي تحبي أن تقدميها للشباب؟
أحب أن أقدم للشباب بعض النصائح المجربة والتي ثبت أثرها الكبير على النجاح:
· النجاح في العمل والحياة لا يتحقق إلا بتحديد الأهداف وتحديد خطة تنفيذ هذه الأهداف وبدون تحديد أهداف لا يمكن الوصول إلى النجاح.
· التطوير هو أحد مقاييس النجاح التي تستطيع به أن تقيّم نفسك، وطالما أنك تعيش فلابد أن يكون لديك خطة عمل لنفسك للتطوير على المستوى الشخصي وكذلك على مستوى العمل والمجتمع الذي تعيش فيه.
وتذكر دائماً أن بداية الفشل هي اللحظة التي تشعر فيها بالإكتفاء والرضا بما أنجزته في حياتك وأنه ليس بالإمكان أفضل مما كان.
صمم دائما أن يكون لك بصمة وأثر في الحياة.
وتذكر دائماً أن بداية الفشل هي اللحظة التي تشعر فيها بالإكتفاء والرضا بما أنجزته في حياتك وأنه ليس بالإمكان أفضل مما كان.
صمم دائما أن يكون لك بصمة وأثر في الحياة.
· إستفيدوا دائماً من خبرات الأخرين سواء كانوا أصغر أو أكبر منكم وتعلموا دائماً وأبداً طالما أنكم في قيد الحياة فالتعليم ليس له علاقة بالعمر أو بالتطور الوظيفي.
تعلم كل ما يؤهلك أن تكون محترف في عملك وتابع كل ما هو حديث وجديد وقابل للتنفيذ في عملك.
تعلم كل ما يؤهلك أن تكون محترف في عملك وتابع كل ما هو حديث وجديد وقابل للتنفيذ في عملك.
· لا تحبطوا من أي فشل فالدروس المستفادة من الفشل تكون دائما ًطريقاً للنجاح.
· تفاءلوا ولا تنقدوا من حولكم.
أنظروا الى الأشياء الإيجابية حولكم وإستفيدوا منها في حياتكم وأنظروا الى الأشياء السلبية لتتفادوا فعلها في حياتكم .
أنظروا الى الأشياء الإيجابية حولكم وإستفيدوا منها في حياتكم وأنظروا الى الأشياء السلبية لتتفادوا فعلها في حياتكم .
. بالإخلاص والضمير اليقظ والتفاني في العمل تصلوا الى النجاح.
المهندسة / حنان فوزي نشكر سيادتكم على هذا الحوار وفريق عمل المجلة الإلكترونية يتمني لسيادتكم مزيد من التقدم والنجاح
0 comments:
Post a Comment